Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Как заполнять журнал учета трудовых договоров?

журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

На предприятии любой документ обязательно должен быть зарегистрирован, то есть внесен в специальную книгу учета. При этом учитываются все данные, в том числе его создание и принятие.

Это касается и трудовых договоров, которые заключаются между работником и работодателем, ведь хранение и учет таких важных документов обязателен для каждой организации.

Обязательно ли его вести?

Важно понимать, что ведение такого журнала совсем не пустая трата времени, а необходимость:

  • это гораздо удобнее, чем держать все оригиналы документов на столе;
  • книга регистрации трудовых договоров может понадобиться, если возникнет конфликт между работником и работодателем;
  • с помощью этих записей кадровый работник может быстро выдать любую требующуюся справку.

Некоторые ведут несколько таких учетных книг, например, отдельно для срочных договоров и для бессрочных.

Что говорит закон?

Обязанность ведения журнала регистрации трудовых договоров законом не установлена, однако общие правила документооборота устанавливают регистрацию всех документов, носящих справочный характер.

Кроме того, журнал учета упоминается в Перечне типовых управленческих документов:

Перечень типовых управленческих архивных документов

К тому же, отсутствие такого документа может иметь для организации дополнительные проблемы с проверяющими органами.

Мнение кадровиков

Многие кадровые работники утверждают, что регистрация трудового договора в журнале гораздо удобнее, чем хранение всех этих документов под рукой.

С ним проще выдавать необходимые справки бывшим сотрудникам, и не нужно бояться проверок соответствующих органов.

К тому же, систематизация данных позволяет кадровикам вести постоянный учет работников.

Как лучше заполнять журнал регистрации и учета трудовых договоров?

Единая форма книги регистрации законом не установлена, поэтому это может быть обычная тетрадь.

Главное, ее обложка должна быть твердой, чтобы журнал мог храниться как можно дольше.

Наименование организации, название книги и дата начала ведения должны быть записаны на титульном листе. Также следует пронумеровать все страницы, а на первой странице указать правила ведения журнала.

Вторая страница журнала регистрации содержит данные о лицах, ответственных за него.

Удобнее вносить информацию в таблицу, так как лица, заполняющие журнал, могут меняться.

Следует указать:

  • порядковый номер;
  • ФИО;
  • должность ответственного лица;
  • причину, по которой лицо ведет журнал;
  • его личную подпись.

Стандартный журнал регистрации трудовых договоров содержит 10 столбцов, но их количество может меняться.

Заполняют их следующим образом:

  • 1 графа – номер регистрации трудового договора;
  • 2 графа – дата заключения соглашения;
  • 3 графа – номер самого трудового договора;
  • 4 графа – ФИО сотрудника;
  • 5 графа – должность или специальность;
  • 6 графа – наименование отдела или структурного подразделения;
  • 7 графа – срок действия трудового соглашения;
  • 8 графа – характер работы (совместительство, основная работа и т. д.);
  • 9 графа – дополнительные соглашения;
  • 10 графа – примечания.

В книге можно сделать дополнительную графу, в которой будет ставиться подпись работника.

Она будет свидетельствовать о том, что работник получил свой экземпляр трудового договора на руки.

Бумажный вариант

Несмотря на современные компьютерные технологии, бумажные журналы до сих пор имеют больше преимуществ, чем электронные.

Основное преимущество — удобство хранения.

Этот документ должен быть заверен руководителем предприятия, прошит, пронумерован. Кроме того, он должен обязательно содержать все необходимые подписи работников.

Для сотрудников, которые работают по контракту, нужно обязательно сделать дополнительную колонку.

Электронная версия

Электронный журнал регистрации трудовых договоров считается самым удобным, но имеет и свои недостатки.

Например, в журнале такого формата невозможно поставить личную подпись. Именно поэтому, кадровики часто ведут два журнала, используя электронную версию как запасную.

Обычно ее ведут в MS Excel, что дает дополнительные возможности:

  • конфиденциальность;
  • контроль хранения документов;
  • быстрое формирование копий справок и приказов;
  • быстрый поиск необходимых документов.

Особенности ведения книги

Существуют определенные правила, которые необходимо придерживаться во время ведения журнала учета трудовых договоров:

  • регистрацию можно каждый год начинать заново, особенно если документов очень много;
  • если сотрудник во время ведения журнала допустил какую-то ошибку, никаких штрафов или взысканий для него не предусмотрено;
  • книга регистрации должна храниться 75 лет;
  • когда журнал закончен, его необходимо прошить, поставить пломбу и сдать в архив;
  • в случае, когда срочные договора переходят в разряд постоянных, их необходимо перерегистрировать или сделать соответствующую отметку;
  • подпись, которой руководитель заверяет журнал регистрации, ставиться на задней обложке.

Кто ведет?

Книга регистрации трудовых договоров – это подтверждение наличия важных документов.

Согласно правилам, его обязан вести менеджер по персоналу или специалист кадрового отдела. Он же отвечает за правильное заполнение журнала и предоставление его в случае проверки.

Также под его ответственностью находятся и все оригиналы подписанных трудовых договоров.

Заводят этот документ согласно приказу руководства предприятия.

При этом приказ должен определять:

  • порядок ведения журнала (электронный или бумажный варианты);
  • лицо, несущее ответственность за его ведение;
  • форму журнала регистрации трудовых договоров.

Пример заполнения

Образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров:

Образец журнала регистрации трудовых договоров

Бланк документа можно скачать тут:

Электронная версия журнала регистрации

Нумерация контрактов

Форма номера может быть произвольной.

Удобнее всего регистрировать трудовые договоры с указанием порядкового номера за текущий день.

К примеру, нумерация 13/02-6 означает, что договор был составлен 13 февраля и был шестым в этот день.

Внесение изменений

Вносить изменения в документ нельзя, вне  зависимости от формы журнала (электронная или бумажная).

Если кадровый работник допустил в журнале серьезную ошибку, нужно закрыть документ.

Для этого на последней странице следует указать причину закрытия журнала.

Кроме этого, следует доложить о проблеме руководителю организации. Открытие новой книги регистрации трудовых договоров оформляется приказом предприятия.

Что касается внесения дополнительных изменений, то они могут быть следующими:

  • отстранение от должности;
  • изменения условий работы;
  • перевод сотрудника на другую должность или в другой отдел.

Для оформления таких моментов можно завести для каждого работника страницу, которая будет содержать дополнительные соглашения.

Если организация большая и сотрудников, соответственно, много, некоторые кадровики заводят для такого рода соглашений отдельный журнал.

Необходимо понимать, что ведение такой книги важно, в первую очередь, для самого предприятия и его сотрудников.

Благодаря журналу гораздо проще находить важные документы в архиве.

К тому же, этот документ является юридическим подтверждением всех существующих договоров и контрактов, которые заключает организация со своими работниками.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://kadriruem.ru/zhurnal-registracii-trudovyh-dogovorov/

Образец книги регистрации трудовых договоров 2019-2020 года

журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

С каждым работником в соответствии с законодательством РФ работодатель обязан заключить трудовой договор. Этот документ регулирует правовые отношения между предприятием и сотрудником, перечень обязанностей и прав, условия труда и оплаты.

Сведения о каждом трудовом договоре должны заноситься в специальный документ под названием «Книга регистрации трудовых договоров».

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк книги регистрации трудовых договоров .docСкачать образец заполнения книги регистрации трудовых договоров .doc

Зачем нужна книга регистрации трудовых договоров

Наличие книги регистрации трудовых договоров на предприятиях и организациях не является обязательным.

Тем не менее, этот документ весьма востребован, причем как в учреждениях государственного сектора, так и в коммерческих структурах. Чаще всего он необходим в достаточно крупных компаниях, где много работников или большая текучка кадров, что в свою очередь приводит к потоку трудовых договоров.

Книга регистрации относится к управленческой документации, она позволяет вести учет трудовых договоров, осуществлять контроль за ними, а в случае необходимости быстро отыскать необходимые сведения о том или ином договоре.
Таким образом, грамотно и по всем правилам оформленная книга:

  • содержит всю информацию об имеющихся на хранении трудовых договорах, в том числе действующих, измененных, расторгнутых и истекших,
  • отражает среднюю продолжительность действия данного документа на предприятии (что бывает важно для статистики и определения стратегии развития организации).

Следует отметить, что книга регистрации на предприятии может быть не одна, а несколько, например, для фиксации срочных, временных или бессрочных трудовых договоров.

Помимо чисто прикладных причин для создания и ведения книги следует учесть еще один немаловажный момент: она может потребоваться при проверке компании специалистами трудовой инспекции – обычно этот документ является одним из первых, среди требуемых ими к предъявлению.

Кто осуществляет ведение книги регистрации договоров

Обычно обязанность по формированию и ведению книги регистрации лежит на работнике кадрового отдела, поскольку именно он заключает трудовые договоры и имеет доступ ко всем хранимым на предприятии документам такого рода.

Но иногда, контроль за трудовыми договорами ложится на плечи секретаря организации, заместителя руководителя или иного сотрудника, назначенного на это распоряжением директора предприятия.

Как составить книгу

Книга регистрации трудовых договоров не имеет унифицированного стандартного образца, так что составляться может в произвольном виде или по действующему внутри предприятия шаблону. При ее формировании в плане структуры следует придерживаться норм делопроизводства, а в отношении текста — правил русского языка.

В список обязательных сведений, которые должны включаться в книгу, входят:

  • наименование организации;
  • название документа;
  • дата начала ведения книги и ее окончания;
  • период хранения.

Все эти данные указываются на титульной странице книги.

Основная часть книги обычно формируется в виде таблицы, состоящей из нескольких столбиков и строк (в зависимости от видения документа специалистом, который его оформляет). В бланк обязательно должна быть включена следующая информация:

  • дата заключения трудового договора, его номер;
  • фамилия-имя-отчество сотрудника;
  • структурное подразделение, в котором трудится сотрудник;
  • должность;
  • характер договора (срочный, бессрочный, временный и т.д.).

Кроме того, при желании, в бланк можно включить и дополнительные столбцы, например, обо всех вносимых в трудовой договор изменениях, дополнительных соглашениях к нему, дате прекращения договора, подписи работника и т.п.

Как оформить книгу

Как к составлению книги, так и к ее оформлению законодательство не предъявляет никаких особых требований. Оформлять ее можно как на обыкновенном чистом листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия. Вносить в документ необходимую информацию можно в рукописном или печатном виде.

Проштамповывать книгу при помощи штемпельных изделий строгой необходимости нет, поскольку на сегодняшний день юридические лица, как ранее и индивидуальные предприниматели, освобождены от обязанности использовать для визирования бумаг печати и штампы.

Каждый год рекомендуется составлять новую книгу регистрации трудовых договоров и вести ее в соответствии с текущими требованиями.

Несмотря на то, что данный документ называется «книга», по сути дела, в большинстве случаев он представляет из себя лист бумаги или несколько листов, скрепленных между собой обычным степлером или суровой нитью и пронумерованных.

Сейчас получает распространение ведение книги в электронном формате. Такой подход имеет несколько очевидных преимуществ:

  • конфиденциальность;
  • простата оформления и заполнения документа;
  • более легкий контроль за ее сохранностью;
  • минимум расходов.

Хранение книги регистрации трудовых договоров

Книгу регистрации трудовых договоров необходимо держать в отделе кадров предприятия в отдельной папке. При этом срок хранения документа законодательно никак не ограничен. Исходя из этого можно сделать вывод, что она должна находиться в архиве компании в течение периода, установленного внутренними нормативно-правовыми актами или на протяжении трех лет после внесения в неё последней записи.

Источник: https://assistentus.ru/forma/kniga-registracii-trudovyh-dogovorov/

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений: образец заполнения и ведение

журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Все виды трудовых отношений внутри отдельно взятой компании (предприятия) рекомендовано упорядочивать с помощью письменной регистрации в специальном учетном документе. Таковым является журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений.

Документ обеспечивает:

  • порядок (архивирование разрозненных юридических бумаг в едином месте);
  • контроль (минимизируется риск подтасовки фактов);
  • информативность (в любой момент можно сделать запрос на выписку или справку из архива).

Каждый договор содержит основной регламент взаимоотношений между работником и работодателем, при необходимости внесения изменений или появлении новых обстоятельств сотрудничества используют дополнительный документ, который прикрепляют к основному.

Особенности ведения журнала регистрации трудовых договоров

  1. Не существует законодательных актов, которые обязывали бы работодателей вести регистрацию трудовых договоров внутри предприятия. Иными словами, наличие архива данных документов не является обязательным. Однако на практике учет повсеместно используется, поскольку это удобно, особенно когда приходится вносить изменения в основной юридический акт и заключать дополнительные соглашения.

  2. Журнал учета трудовых отношений между работодателем и работниками разрешено заполнять в свободной форме. Гостовских бланков для данного вида документации не разработано.

Тем не менее в среде отечественных кадровых служб сложились традиции, претендующие на статус правил регистрации договоров внутри предприятия.

Порядок заполнения журнала и методы регистрации в нем трудовых договоров и дополнительных соглашений

По традиции, в качестве журнала регистрации используется стандартная амбарная книга или тетрадь формата А4 с уплотненной обложкой и линованными страницами. Качественные заготовки, произведенные типографским способом, продаются в магазинах канцелярских товаров. Недорогую полиграфию можно приобрести здесь.

Внесением записей и хранением книги занимается кадровый работник (менеджер по кадрам) предприятия.

Титульный лист журнала предназначен для записи полного наименования организации (компании, предприятия) и календарной даты, начиная с которой учет трудовых договоров ведется в данном документе.

На оборотной стороне титульного лица выполняется надпись, содержащая ФИО и сведения о занимаемой должности лица, ответственного за ведение учетной книги.

Бланк страницы принято делить примерно на 10–11 столбцов.

ЭТО ИНТЕРЕСНО:  Арбитражный управляющий зарплата

1-й — запись порядкового номера трудового договора, внесенного в учетную тетрадь.

2-й — дата внесения учетной записи.

3-й — собственный номер документа, вносимого в архив.

4-й — ФИО сотрудника, являющегося фигурантом юридических взаимоотношений с работодателем.

5-й — профессия и назначенная должность работника.

6-й — название отдела, в котором трудится упомянутое лицо.

7-й — срок действия договорных отношений.

8-й — суть выполняемой работы и статус (основная или по совместительству).

9-й — графа для дополнительных соглашений.

10-й — добавочная информация в форме примечаний.

Некоторые кадровики делят колонку срока действия на две. Регистрация происходит более подробно: в одном столбце фиксируют начало действия договора, в другом — дату его завершения. Тогда вместо 10 выходит 11 колонок в бланке.

ВАЖНО! Современные технологии позволяют вести журнал учета в электронном формате, каждый трудовой договор получает место в цифровом архиве на жестком диске компьютера. Эксперты советуют создавать таблицы в программе MS Excel.

Для внесения изменений в журнал, где производится регистрация трудовых договоров, должен быть издан соответствующий приказ руководством компании. Делать исправления в подобных документах нежелательно. По завершении учетной книги (тетради) на последней странице ставится пометка о количестве учтенных документов и подпись ответственного должностного лица, заверенная печатью предприятия.

Источник: https://www.komus.ru/news/statichnye-stranitsy/zhurnal-registratsii-trudovykh-dogovorov-i-dopolnitelnykh-soglashenij-obrazets-zapolneniya-i-vedenie/n/090906/

Журнал для регистрации трудовых договоров: правила и образец заполнения

При приеме на работу сотрудник заключает трудовой договор, а при необходимости внести изменения в него – дополнительное соглашение. Трудовой договор – важная форма сотрудничества между работодателем и работником. Журнал для регистрации трудовых договоров призван упорядочить ведение документации, связанной с подобными соглашениями. Кадровикам и предпринимателям полезно ознакомиться с основными положениями, регулирующими правила заполнения и ведения данного журнала.

Давайте подробнее рассмотрим предназначение журнала, кто занимается его заполнением, как правильно его вести и вносить правки в этот документ.

Зачем нужен такой журнал на предприятии

Многие менеджеры и кадровики задаются вопросом: стоит ли вести журнал регистрации, ведь ответственности за его отсутствие нет. Этот вопрос очень актуален. Такой журнал необходим для того, чтобы вести учет данных о трудовых договорах и доп. соглашениях, которые заключаются на данном предприятии или в организации. В него вносятся сведения о документе, дата создания, факт отправки или получения.

Благодаря данному журналу на предприятии не потеряется документ, не могут быть уничтожены его копии, а значит и сам факт существования договора.

Журнал – незаменимый помощник в случае судебного разбирательства. Он может служить доказательством со стороны работника или со стороны работодателя. При необходимости его может истребовать и суд.

Журнал очень удобно использовать, поскольку он заменяет огромное количество трудовых договоров, которые нужно хранить в архиве, и дополнительных соглашений, находящихся в разном порядке. На его основе составляются статистические отчеты в крупных фирмах и компаниях.

Он также нужен и для того, чтобы можно было выдать справку работнику при последующем трудоустройстве. Очень часто работодатель требует подтвердить своё прежнее место работы соответствующей справкой. Еще один практический момент – в случае отсутствия журнала при рассмотрении трудового спора позиция работодателя теряет свою убедительность.

Обязательно ли его ведение?

Несмотря на всю важность и пользу журнала в делопроизводстве, его ведение не является обязательным.

Законодательство не устанавливает и форму ведения журнала, как, например, журнала учета трудовых книжек. То есть, вести журнал можно в произвольном порядке.

Кто занимается его заполнением

Заполняет журнал регистрации трудовых договоров кадровик – специалист кадрового отдела или менеджер по персоналу. Если придет проверка, то инспектор по кадрам либо менеджер по персоналу предоставляет данный документ.

Этот журнал служит юридическим подтверждением наличия необходимых договоров. Ответственное лицо в обязательном порядке вносится в сам журнал. Где делается такая запись, мы рассмотрим в следующем разделе статьи.

Правила ведения журнала

Регистрационной формой журнала может быть тетрадь, в которой разлинованы необходимые графы. Можно воспользоваться покупной тетрадкой. Они есть во всех канцелярских магазинах, все графы в них уже расписаны, нужно только вносить нужные сведения.

Как уже отмечалось ранее, нет единой формы, предусмотренной для ведения журнала. Исходя из правил делопроизводства, требования к журналу стандартные. Обычно он оформляется следующим образом. Если вы желаете внести корректировки, то можете смело добавлять или убирать столбцы.

Обложка журнала должна быть жесткой, чтобы журнал мог храниться длительное время. Бумага – плотная, 60г/кв.м.

На титульном листе указывается полное наименование предприятия, организации, индивидуального предпринимателя, название журнала и дата, когда он начат и окончен. Страницы нумеруются в первую очередь. Все незаполненные страницы также имеют номер. На первой странице обычно ничего не пишут или же указывают правила ведения журнала.

На второй страничке содержится информация о лицах, которые ответственны за данный журнал. Можно сделать это таблицей, для наглядности, так как ответственное лицо может меняться. В ней указывают:

  • номер по порядку;
  • период времени;
  • ФИО ответственного;
  • должность лица;
  • основание, по которому лицу поручено ведение журнала и его подпись.

Затем начинается непосредственно заполнение журнала – таблицы из 11 столбцов (их количество можно менять по вашему усмотрению):

  • Первый столбец – номер по порядку, то есть сюда вписывают номер регистрации договора или соглашения. Обратите внимание, что это не номер трудового договора, он будет вписан в другой графе.
  • Второй – дата заключения договора.
  • Следующий столбец – непосредственный номер трудового договора или доп. соглашения.
  • Фамилия и инициалы работника.
  • Пятый столбик – его профессия или должность.
  • Шестая графа – в каком структурном подразделении работает сотрудник.
  • Седьмой, восьмой столбец – дата, когда договор заключен, и дата его расторжения. Часто эти две графы объединяют в одну, называемую сроком действия. Это не всегда удобно, поскольку договора могут быть продлены автоматически, или сотрудник переведен на постоянную работу.
  • В девятой графе прописывают характер работы – совместительство или основная работа.
  • Десятый столбец посвящен дополнительным соглашениям.
  • Одиннадцатый столбец – это примечания.

Вы можете бесплатно скачать один из вариантов такого журнала

Необходимо прояснить некоторые моменты, связанные с ведением нумерации. Лучше всего третью графу разбить на две подграфы – договора и соглашения. Это избавит от необходимости бегать глазами по строкам в поисках нужного номера. Регистрируя доп.

соглашения, вписываете только его номер и основные сведения в десятой графе. Номер доп. соглашения к конкретному договору вписываете в третью или одиннадцатую графу, каждый раз одинаковый.

Это облегчит поиск соглашений к одному и тому же договору, несмотря на их количество и дату заключения.

На последней странице журнала делается надпись о том, что данный журнал закрыт, опечатан и сдан в архив. Указание даты обязательно. Также пишут количество заполненных страниц и номера договоров (первый столбец). Затем следует должность и фамилия ответственного лица и основание – приказ, решение либо распоряжение (его дата и номер).

Каждый год можно начинать регистрацию номеров заново, если же договоров и доп. соглашений немного, то можно продолжать прежнюю нумерацию.

Данный журнал нужно прошить и опломбировать при сдаче в архив. Хранится такой журнал в соответствии с требованием ФАС 75 лет. Это предусмотрено Перечнем типовых управленческих документов.

Электронная форма журнала

Если же вам не по душе устаревший вид ведения бумажной документации, то можно вести журнал при помощи электронной формы, которую можно распечатывать при необходимости.

Что касается электронной версии, то лучше всего вести ее в программе MS Excel. Преимущества такой формы журнала:

  • более быстрый поиск в документе;
  • оптимизация работы;
  • соответствующий контроль за правильным оформлением документа;
  • конфиденциальность журнала;
  • меньше времени уходит на его ведение;
  • упрощение выдачи выписок и справок.

Внесение изменений в документ

Если обнаружена существенная ошибка в журнале, который уже частично заполнен, то необходимо досрочно закрыть данный журнал. В этом случае на последней страничке делается запись о том, что журнал закрыт досрочно из-за его ошибочного ведения. Затем можно завести новый документ. Обязательно необходимо издать соответствующий приказ либо распоряжение об этом.

Изменения, вносимые в журнал, могут быть разными: перевод на другую работу, отстранение от работы, изменение работодателя или условий работы. Подобные изменения не вносятся в первоначальный трудовой договор, они содержатся в дополнительном соглашении к нему, причем их количество не ограничено. Иногда большие предприятия заводят отдельный журнал для доп. соглашений. Правила его заполнения идентичны с теми, которые мы рассмотрели.

Надеемся, что наша статья поможет вам разобраться в том, как правильно вести журнал регистрации трудовых договоров и доп. соглашений. Подобная форма позволит вам избежать неприятностей и усовершенствовать документооборот.

Источник: http://znaydelo.ru/document/journal/registracii-trudovyx-dogovorov.html

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Обновление: 16 ноября 2018 г.

Некоторые организации ведут журнал регистрации (учета) трудовых договоров. Документ этот необязательный, унифицированная форма не утверждена. Основные удобства использования такого журнала – приведение в порядок электронного архива и отслеживание сроков истечения трудовых договоров с сотрудниками. Ведь если упустить момент, то срочный трудовой договор может стать бессрочным (ч. 4 ст. 58 Трудового кодекса РФ). Образец журнала регистрации трудовых договоров приведен на странице.

Бумажный или электронный вид

Чтобы определиться, в каком виде вести журнал, необходимо обозначить его цель:

  • если цель сугубо информационная (то есть вам нужен архив организации, позволяющий отслеживать сроки истечения договоров), то документ будет удобнее вести в электронном виде;
  • если помимо информационной цели журнал будет выполнять функцию подтверждения получения сотрудниками компании своих экземпляров трудовых договоров, необходима графа для проставления работниками своих подтверждающих подписей. В этом случае журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений должен быть в бумажной форме.

Последний пункт необходимо прокомментировать подробнее. Дело в том, что действующее трудовое законодательство обязывает работодателя составлять трудовой договор и все изменения к нему в письменной форме в двух экземплярах.

При этом у работодателя должно быть подтверждение того, что работник получил свой экземпляр документа.

Трудовой кодекс РФ прямо говорит о том, что на экземпляре компании должна стоять подпись сотрудника, подтверждающая получение им своего экземпляра документа (ч. 1 ст. 67 ТК РФ).

Именно поэтому компании, как правило, добавляют в договор фразу «экземпляр трудового договора получил _______ (дата) __________________ (подпись)». Однако иногда используется и бумажная форма журнала учета трудовых договоров, где сотрудники ставят свою подпись в подтверждение получения договора или дополнительного соглашения к нему.

Первый вариант является более предпочтительным, так как основан на буквальном толковании требования Трудового кодекса РФ. Тем не менее не противоречит законодательству и совмещение двух указанных способов.

Журнал регистрации трудовых договоров в бумажном виде

При заведении журнала в бумажном виде рекомендуем придерживаться следующего алгоритма:

1) оформление обложки: на ней целесообразно отразить информацию о названии компании (структурного подразделения компании), наименовании документа (журнал или книга), дате внесения первой и последней записи, а также информацию о сотруднике, ответственном за заполнение журнала;

2) ведение документа: образец книги регистрации трудовых договоров можно посмотреть в приложении к этому материалу, заполнять его следует в строгом соответствии с наименованиями должностей по утвержденному штатному расписанию, фамилии, имена и отчества сотрудников указывать полностью.

Журнал учета трудовых договоров в электронном виде

От журнала в бумажном виде электронный документ будет отличаться только отсутствием графы с подписью сотрудника, получившего экземпляр трудового договора (допсоглашения к трудовому договору).

При этом нужно помнить, что срок хранения документов по личному составу составляет 75 лет, вне зависимости от того, в какой он существует форме – бумажной (журнал, книга) или электронной (электронный накопитель информации) (см. Приказ Министерства культуры РФ от 31.03.2015 N 526). Указанный срок обязателен абсолютно для всех российских организаций любых организационно-правовых форм.

Скачать примерную форму книги учета трудовых договоров

Скачать образец заполнения книги учета трудовых договоров

Источник: https://glavkniga.ru/situations/s503714

Журнал регистрации трудовых договоров – образец 2018

В каждой организации, вся документация, которая заключаются в ходе рабочего процесса, должна быть зарегистрирована в специальной учетной тетради. В данной тетради необходимо зафиксировать все данные, касающиеся создания, принятия и срока действия дополнительных соглашений и договоров (включая договора аутсорсинга на предоставление персонала).

Данный учет касается такой документации, как трудовые договора (включая оформленные на несовершеннолетних сотрудников), дополнительные соглашения и приказы. Ведение такой тетради, не является обязанностью работодателя, но облегчает работу кадровика в отношении поиска доп информации и учета документации.

Одним из важнейших документов, хранящихся в этом журнале, является трудовой договор с главным бухгалтером. Образец 2018 года скачать бесплатно можно в статье по ссылке, равно как и ознакомиться с особенностями его оформления.

Польза от данной тетради, заключается в таких моментах, как:

  • хранение документов (все важные данные содержатся в одном документе);
  • быстрое решение конфликтов (сокращается время на дополнительный поиск необходимой информации);
  • быстрое оформление дополнительной документации, на основе записей из учетной тетради.

В некоторых организациях, ведется несколько тетрадей, которые отвечают за разные виды учета, тем самым облегчая кадровую работу.

Журнал учета трудовых договоров и дополнительных соглашений

В законодательстве РФ отсутствует закон, который обязывает работодателей вести данную книгу, но существуют определенные правила содержания документов, в которых содержится информация о регистрации всей документации предприятия.

Поэтому, при отсутствии данного документа, могут возникнуть спорные ситуации с представителями проверяющих органов.

С помощью систематизации данных, кадровик ведет постоянный учет, тем самым облегчает себе работу, в отношении выдачи справок для сотрудников и поиска любой информации, которая касается документов.

Форма журнала регистрации трудовых договоров и доп соглашений

Журнал регистрации уведомлений к трудовым договорам, не имеет единой формы в законах РФ, поэтому может быть в бумажном или электронном виде.

ЭТО ИНТЕРЕСНО:  Удержание при увольнении

Чаще всего, используется бумажная форма уведомлений, в виде плотной тетради. Твердая обложка позволяет продлить время хранения уведомлений и сохранить внешний облик.

На титульном листе тетради уведомлений, необходимо указать название компании и самой книги, а также дату, которая является началом ведения данного документа. На втором листе, нужно указать всю персональную информацию о лицах, которые ответственны за ведение журнала регистрации.

Лучше всего заполнять информацию в виде таблицы, так как ответственные за ведение этого документа могут меняться. В электронной форме уведомлений, также формируется таблица для заполнения.

Срок хранения журнала регистрации трудовых договоров

Как правильно хранить книгу? Для правильного хранения бумажных книг, необходимо нумеровать и прошивать документ, чтобы не потерять часть информации, внесение которой производится в течение всего времени.

Важно помнить, что все доп. сведения, которые содержатся в этой книге, являются персональными данными, именно поэтому нужно учитывать все правила хранения. Согласно ФЗ №125, а именно ст. 22.1, срок хранения составляет 75 лет.

Журнал регистрации дополнительных соглашений к трудовым договорам — образец

Порядок и требования, по заполнению сведений из дополнительных соглашений в учетную книгу, не установлены в законах РФ. Поэтому, данные сведения, также, не являются обязательными для регистрации в отдельный документ. Но, ведение регистрационной книги очень полезно для работодателя и работника, например для того, чтобы отслеживать изменение определенных пунктов и страниц трудовых договоров.

Скачать образец

Образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров

Как правильно заполнить журнал регистрации трудовых договоров?

Для правильного заполнения существует определенный порядок, который включает в себя такую информацию, как:

  • при большом количестве оформляемой документации, регистрационную книгу нужно вести ежегодно;
  • при допущении ошибки в заполнении, штрафные санкции не предусмотрены для ответственного лица;
  • хранение книги должно быть в течение 75 лет;
  • при завершении ведения регистрационного журнала, нужно прошитый документ, зафиксировать пломбой и передать в архив;
  • подписи руководителя, проставляются на задней обложке.

Скачать образец

Приказ о назначении ответственного за ведение журнала регистрации трудовых договоров

Регистрационный журнал, является подтверждением наличия всей важной документации, которая оформляется в ходе рабочей деятельности. На основании общего порядка, ведение данной книги производится менеджером по персоналу, кадровым специалистом или бухгалтером, который отвечает за правильность оформления и предоставления при проверке.

Действие учетной книги, подтверждается приказом, который определяет порядок и правила, ответственное лицо и формат ведения.

Образец приказа

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

Источник: https://www.samso.ru/trudovoj-dogovor/zhurnal-registracii-trudovyx-dogovorov-obrazec.html

Журнал регистрации трудовых договоров (образец)

Не имея опыта ведения журнала регистрации трудовых договоров, сложно самостоятельно разработать оптимально удобную форму. Давайте попробуем разобраться, какую информацию стоит отображать в журнале.

Форма журнала учета трудовых договоров не утверждена и не имеет унифицированной формы, поэтому компания может составить его в любом удобном виде, разработав собственную форму для отражения всей необходимой информации.

Обычно журнал регистрации трудовых договоров составляют в форме таблицы со следующими колонками:

  • Номер п/п;
  • Дата, когда был заключен трудовой договор;
  • Номер трудового договора;
  • ФИО работника;
  • Структурное подразделение, где трудится работник;
  • Должность, на которой трудится работник;
  • Вид работы;
  • Характер работы;
  • Примечания.

Вести журнал можно и в электронном, и в бумажном виде – компания вправе выбрать удобный способ самостоятельно. В данном случае следует ориентироваться на цели, которые должен выполнять журнал.

Если журнал должен служить не только для упорядочения информации о подписанных документах, а будет выполнять функцию подтверждения получения сотрудниками компании на руки своих экземпляров трудовых договоров или дополнительных соглашений, целесообразно включить в него графу для проставления сотрудниками подписей и вести журнал в бумажном виде. Если отражать данную информацию в журнале не планируется (это остается на усмотрение работодателя), компания может вести его в электронном виде.

В случае, если журнал оформляется в бумажном виде, необходимо должным образом оформить обложку к нему, на которой целесообразно отразить следующую информацию: название организации, название документа, дату начала ведения журнала, дату внесения последней записи.

Журнал учета трудовых договоров (образец)

Скачать журнал учета трудовых договоров (бланк)

Источник: https://spmag.ru/articles/zhurnal-registracii-trudovyh-dogovorov-i-dopolnitelnyh-soglasheniy

Журнал регистрации трудовых договор и дополнительных соглашений

Кадровая служба обязана вести журнал регистрации трудовых договор и дополнительных соглашений к трудовым договором. Обязательно ли вести два журнала или информацию можно обобщить в одном? Являются ли эти документы обязательными? Существует ли универсальный образец? На эти и другие вопросы вы найдете ответы в нашей статье.

Журнал учета трудовых договоров

Журнал учета трудовых договоров не является обязательным документом. Трудовое законодательство не обязывает работодателей его вести. Однако в некоторых случаях ведение такого журнала может быть полезно самому работодателю.

Пример

Организация заключает с работниками срочные трудовые договоры. Если отдел кадров ведет журнал учета трудовых договор, то это упрощает задачу по контролю за сроками действия таких договоров. А это, в свою очередь, минимизирует риски, связанные с трансформацией срочного трудового договора в договор, заключенный на неопределенный срок.

Чем наполнять журнал: образец

Форма журнала учета трудовых договоров – произвольная. Каждый работодатель сам решает какие поля, граф и реквизиты в него включать. По нашему мнению, целесообразно отражать в журнала, в частности:

  • дату и номер заключенного трудового договора;
  • фамилия, имя и отчество работника;
  • структурное подразделение;
  • занимаемую должность;
  • вид и характер работы;
  • срок действия трудового договора с указанием даты его прекращения (для срочных трудовых договоров);
  • место для росписи работника о получении своего экземпляра трудового договора.

Совсем не обязательно включат в журнал все вышеперечисленное. Включайте только то, что вам необходимо. К примеру, образец журнала может выглядеть так:

Скачать образец журнала регистрации трудовых договоров. Также можно привести пример заполненного журнала регистрации трудовых договоров. На практике, журнал может выглядеть так:
Имейте в виду, что никто не запрещает работодатель вести журнал учета трудовых договоров в электронном виде (даже в формате Excel). Однако в таком случае не получиться получать росписи работников о получении трудовых договоров.

Совет: нумеруйте и прошивайте бумажные журналы учета договоров. Это нормальная практика ведения подобной документации. При этом помните, что содержащиеся в журнале сведения – это персональные данные. Поэтому рекомендуем внимательно относиться к хранению журнала. Срок хранения – 75 лет (ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Журнал учета дополнительных соглашений к трудовым договорам

Требований по ведению журнала учета дополнительных соглашений к трудовым договорам законодательством РФ также нет. То есть, это тоже необязательный кадровый документ. Однако ведение этого журнала также может быть полезно работодатель. Ведь если вести такой журнал, то можно отслеживать, например, какие пункты трудовых договоров были изменены. Для такой информации можно предусмотреть специальную графу, например:

Скачать журнал учета дополнительных соглашений.
Журнал учета дополнительных соглашений также можно вести в электронном виде. Но можно ли объединить журнал учета трудовых договоров и журнал учета дополнительных соглашений в один единый журнал? Да, конечно можно Если вам так будет удобнее, то можно сделать единый журнал. Но тогда продумайте для себя структуру журнала, в которой вам будет удобно работать.

Источник: https://buhguru.com/kadrovaya-rabota/zhurnaly-trudovyh-dogovorov.html

Журнал регистрации трудовых договоров и доп. соглашений

Формат: 210 х 288 (вертикальный) 64 страницы, пронумерованы Прошнурован, опломбирован Обложка: золотистый картон Съемная обложка из прозрачного ПВХ Товар представлен на Портале поставщиков.
Для получения оферты обратитесь к менеджеру.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений — применяется для регистрации трудовых договоров, заключенных с сотрудниками организации и дополнительных соглашений к ним.

В журнал включены дополнительные материалы:

  • Трудовой кодекс Российской Федерации, Раздел III «Трудовой договор» 
  • Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения от 25.08.2010 г. (выдержки)

Регистрация — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141-98). 

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Внутренние документы регистрируются в день их подписания или утверждения. 

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа. 

Обратите внимание, что в соответствии с  п. «в» ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения (утвержден Министерством культуры Российской Федерации 25.08.2010 г.), для Журналов учета (регистрации) трудовых договоров установлен срок хранения 75 лет

Журнал опломбирован номерной индикаторной голографической пломбой.

Согласно ГОСТ 31282-2004 контрольная пломба — уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.

Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.

Нормативные материалы:

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

Полезная информация:

Источник: http://www.hr-ok.ru/e-store/personnel_registration/5127/

Журнал регистрации трудовых договоров — особенности оформления

Прием на службу нового подчиненного в соответствии с общими правилами подразумевает под собой составление рабочего соглашения. Если возникает необходимость внести поправки в указанный документ, то имеет место дополнительное соглашение.

Однако при большом количестве сотрудников трудно вести учет, тем более учитывая множество действий, которые могут возникать. Из-за этого, чтобы упорядочить все документы и сведения о работниках в организации должен вестись журнал регистрации. Он помогает избежать многих ошибок, а также позволяет не нарушать установленные законом сроки.

При всем этом представленная книга требует корректного оформления и обязательно соблюдение правил и порядка.

Обязательно ли вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений?

Наличие журнала регистрации не является существенным условием для функционирования организации, поскольку законом не предусмотрено его оформление. Тем не менее заполнение этого документа имеет большое значение в связи с упрощением кадрового учета.

Соответствующий акт содержит всю информацию относительно заключенных трудовых договоров и дополнительных соглашений.
Благодаря ему можно быстро найти необходимые сведения, которые могут понадобиться бывшим подчиненным или любым структурам.

Систематизация сведений имеет важное значение и позволяет следующее:

  • Вести четкий учет кадров;
  • Предоставлять данные в кратчайшие сроки;
  • Иметь доступную информацию о старых сотрудниках, данные которых находятся в архивном учреждении.

Его ведение может быть обязательно только в ситуации, когда он указан в учетной политике как первичный документ.

Порядок и правила ведения журнала регистрации трудовых договоров

Журнал регистрации имеет свои особенности относительно процедуры и правил его оформления. Такие нюансы выглядят следующим образом:

  • Он должен быть пронумерован, а обложку следует сделать в твердом переплете;
  • На нем необходима печать компании, а также дата и подпись нанимателя;
  • На титульном листе следует обозначить наименование документа и организации.

Как заполнять журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений? В первую очередь выделяется страница, где обозначено ответственное лицо, которое отвечает за сохранность и ведение документа. Далее заполняются все данные о трудовых договорах или дополнительных соглашениях, порядковая очередность которых прописывается в виде дробных чисел.

В указанном акте могут часто допускать ошибки. Как исправить ошибку в журнале регистрации трудовых договоров? Самым простым вариантом является завершение записей и оформление новой книги. Однако при частых ошибках такое действие нецелесообразно. Тогда под неправильной записью следует сделать отметку, что она недействительна, а нижу уже написать достоверную информацию.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений – образец

Общепризнанного образца акта регистрации рабочих соглашений и приложений к ним не существует. Однако имеются некоторые моменты, которые требуется отразить в обязательном порядке:

  • Нумерация трудового договора;
  • Дата заключения;
  • Данные о работнике и занимаемая им должность;
  • Название структурного подразделения;
  • Дата расторжения;
  • Особенности деятельности работника;
  • Данные о дополнительном соглашении, если такие имело место;
  • Примечания.

Скачать образец журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Журнал регистрации срочных трудовых договоров – образец

Согласно правилам и порядку заполнения данного документа информация по контракту вносится на таких же условиях, как в любом другом случае. Подробно вносятся данные о датах заключения и расторжения, занимаемой сотрудником должности, особенности работы и обязанностей, а также дополнительные примечания. В выше представленном образце можно рассмотреть принцы оформления документа. Если речь идет о контракте, тогда следует включить соответствующую графу, как в обозначенном ниже примере.

Скачать образец журнала регистрации срочных трудовых договоров и дополнительных соглашений

Таким образом, для большей практичности работодателей принято вести записи в акте учета. Имеется возможность осуществлять заполнение данного документа как традиционным, так и современным способами. В любом случае он помогает сэкономить время на поиск данных и обеспечивает длительное хранение информации о заключенных рабочих договоренностях и добавочных соглашениях.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных): (6 4,50 из 5)

ЭТО ИНТЕРЕСНО:  Доверенность на получение трудовой книжки

Источник: https://legionfg.ru/zhurnal-registracii-trudovyx-dogovorov-osobennosti-oformleniya/

Журнал регистрации трудовых договором и дополнительных соглашений: обязательно ли вести, как заполнять, срок хранения, образец

Организация обязана хранить первичные документы, в том числе трудовые договоры и дополнительные соглашения с сотрудниками. В случае если документооборот компании большой, бывает нелегко отыскать в папках нужный договор. Выручает журнал регистрации.

Обязательно ли вести журнал (книгу) регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Журнал регистрации — необязательный документ. Его заполняют, чтобы легче было вести учёт документации. В книгу записывают порядковый номер договора, дату заключения, ФИО сотрудника. Регистрация фиксирует факт создания документа и оформляется согласно ГОСТ Р51141–98. Случаи, когда пригодится журнал:

  • судебное разбирательство при увольнении работника;
  • составление для сотрудника справки о занятости на новое место работы;
  • при поиске документов для внутреннего пользования.

Получая копию договора на руки, работник ставит свою подпись, что подтверждает наличие у него документа.

Некоторые работодатели записывают в журнал не только сведения о договоре, но и информацию о должностных обязанностях сотрудника, комментарии касательно результатов его работы.

Организация обязана вести и по запросу предоставлять контролирующим органам журнал регистрации трудовых договоров, если он указан в учётной политике в качестве первичного подтверждающего документа.

Кто и как заполняет журнал учёта

Ведение регистрационного журнала — обязанность специалиста по кадрам. Заполняя книгу, он ставит свою подпись как ответственное лицо.

Журнал регистрации трудовых договоров можно оформить в простой тетради либо приобрести учётную книгу в магазине канцелярских товаров. Также существует возможность электронного ведения с последующей распечаткой.

Состав учётного документа — наименования, количество и содержание столбцов разрабатывает специалист по кадрам и согласовывает с руководителем организации.

Образец заполнения в печатном виде

Несмотря на отсутствие законодательных требований к журналу регистрации трудовых договоров, существуют общие правила заполнения учётных книг.

На титульном листе отмечаются даты действия журнала и наименование работодателя

Составляя журнал в печатном виде, первым делом заполните титульный лист. На нём укажите:

  • наименование организации;
  • дату начала ведения журнала (оставьте пустое поле для даты окончания);
  • ФИО руководителя организации и ответственного лица.

Пронумеруйте страницы и составьте таблицу. Типовые графы:

  • регистрационный номер;
  • дата заключения договора;
  • номер договора;
  • срок действия договора;
  • ФИО работника;
  • должность;
  • характер выполняемой работы;
  • комментарии и примечания;
  • подпись сотрудника;
  • подпись ответственного лица (специалиста по кадрам).

Графы таблицы учёта трудовых договоров формируются на усмотрение работодателя

По желанию можете добавить в таблицу дополнительные графы — контакты работника, результаты деятельности, структурное подразделение компании, где будет работать специалист.

Информацию о каждом договоре вносите в отдельную строку. Пропуски между строчками не допускаются. Корректировать ошибки можно любым способом, предусмотренным для первичной документации. Ошибочную запись зачеркните одной линией и впишите исправленные данные над ней. Рядом поставьте подпись ответственного лица и дату внесения изменения.

На последней странице журнала составьте заверительную запись с указанием числа страниц, ФИО и должности руководителя и даты. Поставьте подпись руководителя и печать организации.

Заверительная запись находится на последней странице и заполняется в начале работы

Типовые учётные журналы, продающиеся в магазинах, прошиты и оборудованы контрольной пломбой. Если вы используете такой журнал, в заверительную запись впишите уникальный номер пломбы.

Срок хранения

Бумажный журнал действует в течение года, а после его отправляют в архив, где согласно п. «в» ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, он должен храниться 75 лет.

В электронном виде журнал существует тоже год, а затем его нужно распечатать, прошить, подписать у руководителя и сдать в архив.

Некорректно заполненный журнал можно закрыть досрочно. Для этого достаточно на последней странице вручную написать причину, по которой заканчиваете ведение журнала, например, в связи с ошибками в регистрации договоров. При этом укажите номера неверно записанных документов.

Источник: https://ipshnik.com/rabota-s-kadrami/kak-vesti-zhurnal-uchyota-trudovyih-dogovorov-i-dopolnitelnyih-soglasheniy.html

Что представляет собой журнал учета трудовых договоров и соглашений к ним?

На крупных предприятиях количество трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним может быть огромным, и чтобы не держать их все под рукой, кадровому инспектору легче обзавестись дополнительным кадровым регистром — журналом учета, куда в хронологическом порядке вносится информация как о самих договорах, так и о допсоглашениях к ним.

О форме трудового договора подробно рассказано в этой статье.

Так систематизируются сведения о приеме и увольнении работников, а также об изменениях условий труда.

ВАЖНО! Ведение указанного журнала не является обязательным требованием трудового законодательства, однако оно может существенно помочь кадровику в его работе с персоналом.

Способ ведения журнала регистрации договоров выбирается каждым кадровым работником самостоятельно. Это может быть и тетрадь, приобретенная в магазине, а могут быть скрепленные между собой листы бумаги, например, формата А4. Но во всех случаях журнал регистрации нужно будет прошить, пронумеровать и скрепить подписью руководителя или другого уполномоченного лица.

На журнале должно быть отражено следующее:

  • наименование работодателя;
  • даты начала и окончания ведения журнала;
  • Ф.И.О. ответственного лица и его подпись.

В остальном оформление журнала будет зависеть от пожеланий самого кадровика и особенностей его работы.

Где бесплатно скачать образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров?

Данные в журнал учета лучше всего вносить в виде таблицы, поскольку именно она даст наиболее наглядное представление о перечне договоров и допников.

Мы предлагаем разбить таблицу на следующие столбцы:

  • 1 — номер регистрации трудового договора;
  • 2 — дата заключения;
  • 3 — номер договора;
  • 4 — Ф.И.О. работника, с которым заключен данный договор;
  • 5 — должность работника;
  • 6 — название отдела (подразделения), где трудится работник;
  • 7 — срок действия договора;
  • 8 — характер работы (совместительство, основная работа, пр.);
  • 9 — допсоглашения к договору;
  • 10 — примечания.

Можно ввести столбец для подписи работника о том, что он получил трудовой договор на руки.

Образец того, как можно оформить журнал регистрации трудовых договоров, скачайте по ссылке:

Скачать образец

Как определяются сроки хранения журнала?

Как и все документы, связанные с персоналом, журнал регистрации трудовых договоров нужно хранить 75 лет после внесения в него последней записи. Регламентирует этот срок подп. «б» п. 695 ст.

 8 Перечня типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Многие экономические субъекты не существуют так долго, поэтому журнал сдают в архив.

Сделать это можно как по окончании ведения самого журнала, так и при ликвидации работодателя.

О том, каким образом организуется архив на предприятии, наши читатели могут узнать из этой статьи.

Итоги

В целях облегчения кадровой работы работодателем может вестись журнал регистрации трудовых договоров и допов к ним. Способ и форма его ведения определяются каждым хозсубъектом самостоятельно. Хранить журнал нужно в течение 75 лет.

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

Источник: https://nalog-nalog.ru/trudovoj_dogovor/zhurnal_registracii_trudovyh_dogovorov_i_dopolnitelnyh_soglashenij/

Мнение законодательства

Ведение такого журнала не является обязательным. Законодательством предусмотрен учет в форме журнала только для трудовых книжек. Дополнительные соглашения (доп) можно регистрировать произвольно. Прошивать и пломбировать книгу, если учет ведется в такой форме, нужно перед сдачей в архив. По требованиям ФАС срок хранения такого рода документов – 75 лет.

Однако по общим правилам ведения документооборота, регистрации подлежат все документы, которые требуют предоставления ответа или носят справочный характер. Помимо этого, существует Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, в котором упоминается журнал учёта трудовых договоров.

Кроме этого, служба ГИТ, наносящая визит ко всем работодателям, всегда интересуется наличием этого документа.

Так что кадровик, во избежание неприятностей, должен вести журнал регистрации трудовых договоров и допсоглашений.

Опыт кадровиков

Журнал – удобная форма, заменяющая в архиве массу трудовых договоров вперемешку с доп соглашениями и другими документами того же периода. В случае подачи иска в суд от нанятого сотрудника, отсутствие книги регистрации договоров заранее делает позицию работодателя уязвимой с возможностью принятия решения не в его пользу.

Также журнал необходим для выдачи справок для следующих работодателей о предыдущей занятости. В примечаниях книги можно делать записи о виде и сути работ, выполняемых нанятым работником. Опытные кадровики предпочитают вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений, прошив и опломбировав его печатью предприятия и подписью руководителя перед внесением первой записи.

В случае проверки предприятия соответствующими органами у начальника ОК, инспектора по кадрам или менеджера по персоналу будет юридическое подтверждение наличия или отсутствия договоров, контрактов, дополнительных соглашений с работниками.

Обилие документов в отделе кадров – ни для кого не секрет. Иногда HR-менеджер ведёт параллельно около десятка всяких книг и журналов. Но трудовые договора – основа сотрудничества работодателя и персонала – желательно регистрировать, чтоб не путаться в нумерации.

Как заполнять журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений?

Трудовой договор – соглашение между работодателем и сотрудником, в котором одна сторона предоставляет работу (осуществляет наем) в соответствии с законодательством, а другая сторона обязуется эту работу выполнять качественно и в срок, получая за нее заработную плату. Документ обеспечивает условия труда по нормам ТК РФ.

Трудовой договор оформляется в двух экземплярах (с печатью и подписью руководителя, паспортными данными и подписью работника) с выдачей одного нанятому работнику под расписку. Второй подшивается в личное дело. Это требование является обязательным независимо от вида работы – основная или по совместительству. Если на предприятии ведется журнал регистрации трудовых договоров, то подпись сотрудника ставится в соответствующей графе.

Как вести такой журнал? Книга регистрации может вестись в бумажном или электронном виде.

При несоответствии записей на бумажных и электронных носителях, предпочтение отдается бумажным.

Как оформить журнал регистрации? Страницы должны быть пронумерованы, книга прошита и заверена печатью и подписью руководителя. Хотя форма может быть произвольной, но есть минимально необходимый перечень граф, позволяющий внести нужные данные и оперативно найти документ.

Пример заполнения журнала регистрации трудовых договоров

Если в организации есть сотрудники, работающие по контракту, то необходимо предусмотреть отдельную колонку для их регистрации, или можно сделать соответствующую запись в примечаниях. Также на некоторых более крупных предприятиях вводят колонки для записи должности и структурного подразделения.

На отдельной странице делается запись о назначении ответственного лица – ФИО, дата и номер приказа, должность. Последняя страница несет информацию о дате закрытия журнала, № приказа, дате сдачи на хранение в архив.

В случае если ответственный за ведение книги сотрудник обнаружил неправильность заполнения или другие ошибки, то данный журнал заканчивается досрочно. Об этом делается соответствующая запись, издается приказ и книга сдается в архив.

Учет в электронной форме

Основным преимуществом ведения журнала в электронной форме является возможность быстрого поиска и ввода информации. Удобно вести учет не в Word, а в MS Excel (учет в табличном виде).

Возможности электронного документооборота:

  • быстрота и доступность поиска документа;
  • оптимизация работы с кадрами;
  • контроль оформления и хранения документов;
  • соблюдение конфиденциальности;
  • уменьшение трудоемкости затрат;
  • сохранение первичных документов (анкеты, автобиографии, заявления и другие) в электронном виде;
  • формирование по требованию копий приказов и различных видов выписок.

Личная карточка сотрудника (форма т-2) ведется в электронной форме. Информация, поступающая на нее, постоянно обновляется. Но в некоторых случаях, где нужны личные подписи работника и сотрудника кадровой службы, ведение карточки дублируется на бумажном носителе.

В программе должна быть предусмотрена невозможность подвижки номеров. Хотя второй экземпляр трудового договора и выдается сотруднику на руки, но с учетом уволившихся, необходимо предупредить возможную подтасовку и другие виды махинаций со стороны работодателя путем давления на работников отдела кадров. В конце года журнал распечатывается с нумерацией, прошивается, опечатывается и сдается на хранение.

Ведение журнала

Сотрудник, ответственный за ведение журнала, может сам выбрать удобную форму ведения в зависимости от информации, которая будет учтена в данном журнале. При увольнении такого сотрудника в книге делается запись о новом ответственном лице. Также в журнале имеется название организации, начало и конец периода учета.

По книге регистрации определяется количество заключенных трудовых договоров. Имеется возможность проконтролировать исполнение каждого. Эти данные упрощают составление статистической отчетности на предприятии.

Внесение изменений к договорам

Причины изменения договора могут быть различными:

  • перевод на другую работу;
  • смена собственника;
  • отстранение от работы;
  • изменение условий труда.

При существенных изменениях в договорах составляется дополнительное соглашение, которое вносится в журнал регистрации в соответствующую графу. Для удобства доп соглашению присваивают номер, состоящий из номера договора / порядкового номера соглашения с конкретным сотрудником.

В случае ведения общего журнала для договоров и соглашений нумерация дополнительных соглашений ведется с 1 номера по каждому трудовому договору с отдельным сотрудником.

В таком случае удобно завести для каждого сотрудника отдельную страницу, где будет указан трудовой договор и дополнительные соглашения по порядку заключения (№ 1, 2, 3 и т.д.).

Если работник не согласен с изменениями условий труда, то работодатель должен сделать предложение (в письменном виде) другой работы по квалификации, а при ее отсутствии предложить нижеоплачиваемую работу или нижестоящую должность. При письменном согласии сотрудника составляется дополнительное соглашение к трудовому договору с новыми условиями труда. Все требования по оформлению и учету дополнительных соглашений такие же, как и для трудовых договоров.

Для удобства ведения учета и быстрого поиска нужного дополнительного соглашения на крупных предприятиях с большим списочным составом сотрудников ведут отдельную книгу – журнал регистрации дополнительных соглашений.

Пример заполнения журнала дополнительных соглашений:

№ п / п Дата Номер ФИО Вид работ № и дата Срок действия Прим
10 10.02.14 48 Емец К.Л. слесарь

Источник: http://ipopen.ru/kadry/kadrovyj-uchet/zhurnal-registracii-trudovyh-dogovorov-i-dopolnitelnyh-soglashenij.html

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Блог честного юриста